GRIP OP UW ORGANISATIE MET HET DASHBOARD MENS-WERK-GELD

Snel en actueel inzicht in uw bedrijfsvoering! Actuele informatie over personeel, processen en financiën waardoor u op hoofdlijnen grip houdt op de prestaties van uw organisatie. Voor dit doel heeft Impact een Cognos dashboard ontwikkeld dat overzichtelijk is opgebouwd rond de thema’s Mens, Werk en Geld. Binnen deze thema’s wordt informatie getoond met betrekking tot de medewerkers (Mens), afhandeling van (standaard) werkprocessen (Werk) en financiën en budgetten (Geld), met de mogelijkheid om verder in te zoomen op de onderliggende detailinformatie.

Het dashboard MensWerkGeld is bedoeld voor de informatieverstrekking aan directieleden en managers op hoger en midden niveau. Uiteraard kan het dashboard ook door andere doelgroepen gebruikt worden.

De kracht van een dashboard en analysehulpmiddel in één

De informatie die in het dashboard getoond wordt over de thema’s Mens, Werk en Geld, is afkomstig uit de verschillende bronapplicaties die in een lokale overheidsorganisatie in gebruik zijn.

De kracht van het dashboard zit in de combinatie van een overall overzicht van de belangrijkste prestatie-indicatoren voor de thema’s Mens, Werk en Geld met de mogelijkheid om verder in te zoomen op de details van een prestatie-indicator. Op deze manier kunt u een analyse uitvoeren op de detailgegevens die ten grondslag liggen aan de waarde van de betreffende prestatie-indicator. Zo kunt u heel eenvoudig en snel schakelen tussen overzicht en detail.

De navigatiesystematiek binnen het dashboard is als volgt opgezet:

Prestatie-indicator (KPI) > Analyse dashboard > Detailoverzicht

Deze werking is consequent toegepast waardoor men snel met het dashboard leert werken en een optimaal gebruikersgemak geboden wordt.

De informatie die getoond wordt, is uiteraard afhankelijk van de autorisaties die de gebruiker heeft, zodat uitsluitend die gegevens getoond worden waarvoor iemand geautoriseerd is.

Het dashboard MensWerkGeld kan gebruikt worden in combinatie met Cognos Analytics versie 10 of 11.

Betrouwbare informatie uit de juiste bronnen

De informatie die in het dashboard MensWerkGeld getoond wordt, dient betrouwbaar, volledig en actueel te zijn. Daarom worden de gegevens die gebruikt worden in het dashboard frequent en automatisch vanuit de bronapplicaties opgeslagen in een datawarehouse. Dat bevat, naast de gegevens op het niveau van de prestatie-indicatoren, ook alle noodzakelijke detailgegevens waarmee het mogelijk is om vanuit het dashboard detailinformatie op te vragen. Dit kan bijvoorbeeld op het niveau van factuur, poststuk of medewerker.

In het datawarehouse kunnen ook gegevens opgeslagen worden die afkomstig zijn uit een gegevensbron die zich buiten de gemeentelijke organisatie bevindt, zoals bijvoorbeeld bij een keten- of samenwerkingspartner of in de cloud (bijvoorbeeld ADP Online). Het bieden van een breed en integraal beeld van de prestaties op basis van gegevens uit verschillende gegevensbronnen is hierdoor een belangrijk en onderscheidend kenmerk van het dashboard.

De gegevens in het datawarehouse kunnen afkomstig zijn uit diverse (backoffice) applicaties:

  • Thema Mens: personeelsinformatie (bijvoorbeeld vanuit Beaufort van Raet, ADP Online, AFAS HRM of PIMS).
  • Thema Geld: financiële informatie (bijvoorbeeld vanuit Coda Financials, Decade Financials, JD Edwards EnterpriseOne, CiVision Middelen of Key2Financiën).
  • Thema Werk: zaakgericht werken (bijvoorbeeld vanuit Decos JOIN, Green Valley, Verseon of Corsa).

Tijdens het laden van de gegevens in het datawarehouse worden standaardisatie- en harmonisatieregels toegepast zodat bijvoorbeeld dezelfde organisatiestructuur voor alle items in het dashboard kan worden gebruikt.

Voeg uw eigen commentaren en toelichtingen toe

Desgewenst kan Impact het dashboard MensWerkGeld uitbreiden met een geïntegreerde functionaliteit voor het schrijven van toelichtingen of het afgeven van prognoses. Gebruikers kunnen de getoonde managementinformatie dan rechtstreeks in en vanuit het dashboard verrijken met extra gegevens die centraal worden bewaard. Het extracomptabel bijhouden van berekeningen en aantekeningen in losse Excel documenten behoort daarmee tot het verleden.

Impact maakt hierbij gebruik van Apparo Fast Edit, een plug-in voor Cognos die in Nederland door veel lokale overheden gebruikt wordt. Uiteraard kan Apparo Fast Edit toegepast worden in al uw  Cognos rapporten en dashboards.

Zorg voor herkenbaarheid door een dashboard in eigen huisstijl

Impact kan het dashboard MensWerkGeld tijdens de implementatie gemakkelijk afstemmen op uw eigen huisstijl door gebruikmaking van de uitgebreide visualisatiemogelijkheden binnen Cognos Analytics. Dezelfde informatie wordt op die manier makkelijker herkenbaar voor uw eigen organisatie.

Op deze webpagina ziet u een aantal voorbeelden van visualisaties die Impact bij verschillende lokale overheden met behulp van Cognos heeft gerealiseerd.

Eén waarheid voor uw managementinformatie

Gemeenten rapporteren periodiek aan het management in de vorm van (tussentijdse) managementrapportages met daarin opgenomen informatie die ook in het dashboard MensWerkGeld getoond wordt.

Uit het oogpunt van efficiency en betrouwbaarheid is het wenselijk om ervoor te zorgen dat de informatie in deze rapportages rechtstreeks afgeleid kan worden vanuit het dashboard MensWerkGeld. Hiermee wordt gewaarborgd dat er één waarheid is en voorkomen dat er verschillende interpretaties van dezelfde managementinformatie in de organisatie circuleren waardoor verwarring en fouten kunnen ontstaan.

Daarom kan de informatie uit het dashboard MensWerkGeld gemakkelijk geëxporteerd worden naar een Pdf-document. Hieraan kunnen eventueel toelichtingen worden toegevoegd door gebruikmaking van de Cognos plug-in Apparo Fast Edit.

Maak een vliegende start met het dashboard MensWerkGeld

Het dashboard MensWerkGeld is opgezet als een oplossing die bestaat uit een aantal voorgedefinieerde onderdelen:

  • Het datawarehouse.
  • Het Cognos dashboard waarin de prestatie-indicatoren voor de drie thema’s Mens, Werk en Geld worden getoond.
  • Een aantal Cognos rapporten waarin de detailgegevens onder de prestatie-indicatoren weergegeven kunnen worden.

Deze onderdelen vormen de basis voor het dashboard en al naar gelang de eigen inzichten en wensen van uw organisatie kunnen ze worden gewijzigd of uitgebouwd. Omdat deze onderdelen al aanwezig zijn, kunt u een vliegende start maken en hoeft bij aanvang het wiel niet telkens opnieuw te worden uitgevonden.

Op dit moment zijn de volgende prestatie-indicatoren gerealiseerd in het dashboard:

Thema 1: Mens

Binnen dit thema worden de volgende prestatie-indicatoren met betrekking tot medewerkers getoond:

  • Signalering verjaardagen en jubilea.
  • Ziekteverzuim.
  • Formatie en bezetting.

Thema 2: Werk

Het tweede gedeelte van het dashboard toont de informatie voor het thema Werk en geeft inzicht in de volgende prestatie-indicatoren:

  • Doorlooptijd en werkvoorraad van zaken zoals poststukken, inkoopfacturen, helpdeskmeldingen, betalingen of bijvoorbeeld het percentage van de productiviteit op basis van de urenverantwoording.

Thema 3: Geld

Venster 3 van het dashboard is gereserveerd voor het thema Geld. Hierin wordt de informatie getoond die betrekking heeft op de volgende prestatie-indicatoren:

  • Budgetuitputting exploitatiebudgetten.
  • Budgetuitputting investeringskredieten.
  • Detailinformatie budgetuitputting.

De voorgedefinieerde opzet van het dashboard maakt het mogelijk om snel aan de slag te gaan met de inrichting en presentatie van de informatie. Bovendien biedt het dashboard u:

  • Het mogelijk gebruik van de best practice prestatie-indicatoren die Impact al gerealiseerd heeft en advies en ondersteuning bij de realisatie van nieuwe prestatie-indicatoren.
  • Een datawarehouse waarin de gegevens uit de verschillende gegevensbronnen worden opgeslagen en dat als basis dient voor het dashboard. Dit datawarehouse is eventueel ook voor andere toepassingen te gebruiken.

Tot slot: u bent er met de praktische en resultaatgerichte aanpak van Impact van verzekerd dat de invoering van het dashboard MensWerkGeld voorspoedig en succesvol verloopt. Wij helpen u graag op weg naar meer inzicht in uw bedrijfsvoering!

Indien u vragen heeft over het dashboard MensWerkGeld of meer informatie wilt, kunt u contact opnemen met Bart Visser of Stephan Griesch.