Digitalisering planning & control cyclus

planning-controlPlanning & control: de essentie van sturen

Planning & control is het essentiële sturingsinstrument voor Nederlandse overheidsorganisaties. Daarom is planning & control een van de centrale thema’s binnen de dienstverlening van Impact. Met onze producten en diensten begeleiden wij overheidsinstellingen stap voor stap bij het professionaliseren van de planning & control functie in de meest brede zin: van operationele controlerapporten en integrale managementdashboards tot gedigitaliseerde financiële verslaglegging en multi channel publishing.

In de loop der jaren is de reikwijdte van planning & control mee veranderd met de cyclische bewegingen rondom centralisatie en decentralisatie van het takenpakket van lokale overheden. Of het bij deze bewegingen nu gaat om grootschalige veranderingen zoals de decentralisaties in het sociaal domein en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden of kleinere organisatieveranderingen, de essentie van planning & control is hetzelfde gebleven: het kunnen besturen van een continu veranderende organisatie in een continu veranderende omgeving.

Vanuit deze achtergrond levert Impact een modulair opgebouwd portfolio dat in zijn volledigheid een totaaloplossing biedt voor de hedendaagse gedigitaliseerde planning & control cyclus: van quick start tot integrale sturing.

Modernisering van de planning & control cyclus, geboren vanuit noodzaak, gedreven door techniek

Planning & control is volgens traditionele opvattingen een instrument dat gericht is op de besturing van financiële middelen. Daarom is het in de praktijk meestal de verantwoordelijkheid van een financiële afdeling om sturingsinstrumenten zoals jaarrekening en begroting tijdig en betrouwbaar te realiseren. Maar feitelijk is de realisatie van beide instrumenten natuurlijk een integrale verantwoordelijkheid van de gehele organisatie. Sterker nog: de manier waarop het traditionele planning & control proces georganiseerd is, maakt dat de potentieel sturende en controlerende functie ervan veelal sneuvelt in de hectiek van alle dag.

Planning en ControlGelukkig zijn er veel initiatieven om dit te doorbreken. Het beleggen van integrale sturing op concernniveau en het actiever betrekken van burgers en bedrijven, zijn slechts twee voorbeelden van initiatieven waarmee gemeenten actief invulling geven aan een meer moderne planning & control cyclus. Maar ook de begrijpelijke wens om managementinformatie uit de eigen organisatie – gerealiseerd met Cognos – te integreren binnen het bestuurlijk verantwoordingsproces, wijst op het inzicht dat de verkokering moet worden doorbroken en (be)sturing een integrale verantwoordelijkheid is.

De overheid zet steeds meer in op standaardisatie van producten en processen met het oog op een slanker overheidsapparaat en verbeterde bestuurbaarheid. Voorbeelden hiervan zijn gestandaardiseerde procesmodellen en applicatiearchitecturen. Maar denk ook aan het Besluit begroting en verantwoording (BBV): met de invoering van verplichte taakvelden en gestandaardiseerde begrotingsindicatoren wordt voor een betere onderlinge vergelijkbaarheid tussen gemeenten en daardoor voor een efficiëntere informatievoorziening binnen planning & control in de volle breedte gezorgd.

In de techniek zijn er ontwikkelingen die het ideaal van een volledig geautomatiseerd planning & control proces steeds dichterbij brengen. En veranderingen zoals de introductie van zaakgericht werken hebben in de afgelopen jaren voor een andere visie op gemeentelijke processen gezorgd en een verregaande automatisering van gegevens- en informatie-uitwisseling tussen de verschillende applicaties aangejaagd.

Al deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat lokale overheden anders tegen de inrichting van het planning & control instrumentarium aankijken. Het ouderwetse handmatige ‘houtje touwtje’ realisatieproces van jaarrekeningen en begrotingsdocumenten wordt als gedateerd en kwetsbaar ervaren. Overheden zoeken naar mogelijkheden om in het planning & control proces efficiënter te werken en de kwaliteit in de output te verhogen. Bovendien ziet men planning & control niet als doel op zich maar als middel om de organisatie beter te kunnen besturen.

Planning & control met Impact: van quick start tot integrale sturing

Impact is al jarenlang de partner voor lokale overheden in Nederland bij het realiseren van kwalitatief hoogwaardige informatiesystemen. Gebruikmakend van de Cognos technologie van IBM hebben wij in de loop der jaren een uitgebreid portfolio ontwikkeld van basisrapportageproducten (de zogenoemde quick start rapportagesets).

Daarnaast biedt Impact een aantal state-of-the-art oplossingen die de (traditionele) Cognos technologie uitstekend aanvullen. Kort samengevat maken wij gebruik van de volgende bouwstenen:

BouwsteenToepassingsgebied
IBM Cognos BIMonitoring door realtime managementrapportage en dashboards op operationeel, tactisch en strategisch niveau.
TangeloOrganistiebrede co-creatie van gemeentelijke sturingsinstrumenten, zoals jaarrekeningen en begrotingen (integratie informatie Cognos BI).
Apparo Fast EditAanvullen van realtime managementrapportage met berekeningen (bijvoorbeeld prognose einde jaar) en toevoeging van commentaren.
Cognos TM1Plannen door betrouwbaar voorspellen en budgetteren.

Tangelo: organisatiebrede co-creatie van gemeentelijke sturingsinstrumenten

Tangelo ondersteunt organisatiebrede co-creatie van gemeentelijke sturingsinstrumenten, zoals jaarrekeningen en begrotingen. Daarbij werkt iedereen aan dezelfde, centraal beheerde, laatste versie van de waarheid volgens de stappen van een vooraf gedefinieerd proces. Geautoriseerde gebruikers krijgen als lezer, schrijver of manager toegang tot de onderdelen van de jaarrekening of begroting waaraan zij een bijdrage moeten leveren. Door de vooraf vastgelegde procesgang worden onnodige dubbele versies en ongeautoriseerde wijzigingen voorkomen en is de output van een kwalitatief zeer hoog niveau in de eigen huisstijl, ongeacht of men kiest voor publicatie in de vorm van een PDF, rechtstreeks op het gemeentelijk intranet of de internetsite of via de responsive app van Tangelo. Via deze responsive app kunt u een online uiting van jaarrekeningen en begrotingen realiseren die ook op de tablet en smartphone functioneert, een functionaliteit die veel gevraagd wordt binnen gemeenten.

Wat het gebruik van Tangelo in combinatie met Cognos bijzonder waardevol maakt, is de integratie tussen Tangelo en Cognos. Relaties van Impact die werken met de bekende quick start rapportagesets kunnen hierdoor optimaal profiteren van consistente cijfermatige onderbouwing van de tekstuele content vanuit een bekende en betrouwbare bron. Niet langer handmatige data-entry, maar een geautomatiseerde koppeling vanuit standaard Cognos rapportages. Uiteraard geldt dit niet alleen voor de financiële databronnen, maar voor iedere bron die door Cognos ontsloten kan worden (zoals HR-applicaties, zaaksystemen, applicaties in het sociaal domein etc.).

Apparo Fast Edit: Cognos managementinformatie met commentaren en berekeningen

Bij de meeste gemeenten heeft Cognos een lange gebruiksgeschiedenis. Maar processen kunnen altijd beter. Zo zien wij in de praktijk dat veel Cognos gebruikers voor aanvullende berekeningen en notities ‘externe schaduwadministraties’ aanleggen. Begrijpelijk aangezien de mogelijkheden hiervoor in Cognos beperkt zijn. Maar met als gevolg dat belangrijke informatie over de organisatie verdwijnt in het bestandssysteem en dus niet rechtstreeks beschikbaar is binnen het managementinformatiesysteem.

Apparo Fast Edit biedt een krachtige en toch laagdrempelige oplossing waarmee Cognos gebruikers binnen en vanuit Cognos rapportages aantekeningen en berekeningen aan de getoonde informatie kunnen toevoegen. De op deze manier verwerkte informatie wordt centraal opgeslagen en kan op ieder moment door alle hiervoor geautoriseerde Cognos gebruikers worden opgevraagd.

Een eenvoudige maar zeer doeltreffende plug-in die inmiddels door veel lokale overheden wordt toegepast en die vooral voor de wekelijks terugkerende activiteiten in planning & control van toegevoegde waarde is. Enkele voorbeelden:

  1. Het periodiek beoordelen van de budgetstatus door het toevoegen van commentaren en oordelen per budget. De informatie wordt per budgetregel opgeslagen en kan bijvoorbeeld in de vorm van een maandelijkse stoplichtrapportage worden getoond.
  2. Het opvoeren van eindejaarprognoses binnen de budgetbewaking of het projectmanagement. De ingevoerde mutaties worden gebruikt om binnen Cognos een betrouwbaarder beeld van de te verwachten uitkomst van een product of project te geven.
  3. Het decentraal aanvragen van budget- en begrotingswijzigingen vanuit de rapportage van de meerjarenbegroting. Op die manier worden budgethouders actief betrokken bij de totstandkoming en het beheer van de begroting.

De geregistreerde gegevens kunnen binnen alle Cognos rapportages worden hergebruikt, bijvoorbeeld voor een volledig vanuit Cognos gegenereerde tussentijdse managementrapportage.Voorbeeld budgetbewaking met Apparo2

.

Cognos TM1: betrouwbare prognoses, ‘what if’ scenario’s en scorecards in een geïntegreerde omgeving met Cognos BI

Cognos TM1 wordt ingezet voor het plannen, budgetteren, prognosticeren en analyseren van activiteiten en prestaties op een consistente en integrale wijze. Binnen de integrale TM1 samenwerkingsomgeving kunnen meerdere personen uit verschillende disciplines of afdelingen gelijktijdig met elkaar samenwerken en gebruikmaken van dezelfde realtime gegevens. Zo kunnen bijvoorbeeld complexe analyses uitgevoerd worden, ‘what if’ scenario’s opgesteld en doorgerekend en scorecards op basis van vrij definieerbare metrieken samengesteld worden. Uiteraard kunt u voor de presentatie hiervan ook gebruikmaken van mobile devices.

Met TM1 kunt u ook snel uw gegevens analyseren en modelleren aan de hand van business requirements om van daaruit te werken naar de plannen, budgetten en prognoses om prestaties te analyseren en te optimaliseren. De integratie met Cognos BI is eenvoudig te realiseren omdat TM1 kan werken als databron voor uw BI omgeving. Dit betekent dat alle Cognos BI studio’s toegang hebben tot de TM1 data.

Impact is dé partner voor planning & control van de Nederlandse lokale overheid

Zoals u ziet: onze ervaring en mogelijkheden zijn groot en breed. Door de modulaire opzet van onze portfolio helpen wij u stapsgewijs om ‘in control’ te komen.

Groot voordeel is dat wij ervoor zorgen dat er in uw planning & control domein geen overlap met reeds bestaande functionaliteiten ontstaat, waardoor oplossingen duur, complex en moeilijk hanteerbaar worden. Onze complementaire oplossingen zijn daarentegen krachtig en ‘lean’, toegesneden op de concrete behoeften van lokale overheden. U bent uiteraard ook in dit werkveld verzekerd van de hoge kwaliteit dienstverlening die u van ons gewend bent. Wij zorgen voor een snelle implementatie, wij adviseren u tijdens het invoeringsproces proactief met het oog op de realisatie van geoptimaliseerde output en wij zorgen ervoor dat u snel zelf aan de slag kunt!