Meer focus met Impact Smart Vision

Gemeente Emmen presenteert Impact Smart Vision

INK A3 werkblad digitaal:

Overheidsorganisaties streven naar continue verbetering van dienstverlening en efficiënter en doelgerichter gebruik van middelen. Een goede balans tussen de verschillende belangen van burgers, bedrijven en ketenpartners enerzijds, en medewerkers en bestuurders van de organisatie anderzijds, is hierin belangrijk. Daarnaast speelt de goede verhouding tussen ingezette middelen en behaalde resultaten een steeds belangrijkere rol.

De mate waarin een organisatie haar doelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau in beeld heeft en bewaakt, bepaalt in hoeverre zij in staat is om de kwaliteit van haar dienstverlening te waarborgen, indien nodig te verbeteren en aan te passen aan steeds sneller veranderende omstandigheden. Een ‘must’ en een kans in de huidige tijd van digitalisering en toenemende eisen en wensen van burgers en bedrijven.

Voor het effectief sturen op verbetering en succescolle verandering maken veel publieke en non-profitorganisaties gebruik van het INK-managementmodel en de op dit model gebaseerde A3 methodiek.

Heeft uw organisatie voldoende focus?

Een essentieel element van het INK-managementmodel is de samenhang tussen visie en resultaten, vastgelegd op het A3 werkblad, dat fungeert als leidraad voor de organisatie. In de huidige situatie worstelen veel organisaties echter met de doorvertaling hiervan naar de verschillende afdelingen en ontbreekt een goede en eenduidige vastlegging van de concerndoelstelling en de daarvan afgeleide doelen op tactisch en operationeel niveau. Vaak wordt daarbij gebruik gemaakt van Office toepassingen: met behulp van Word en Excel worden planningen opgesteld en de voortgang op deze planning bijgehouden. Laagdrempeligheid en bekendheid bij gebruikers liggen meestal ten grondslag aan deze keuze.

Het ongewenste gevolg van een dergelijke manier van werken is echter een groot aantal subadministraties en versnipperde informatie. Daarnaast is deze werkwijze, ondanks inspanningen om tot een eenduidig format te komen, omslachtig en onvoldoende gestructureerd. De samenhang tussen visie en resultaten en de plannen op de verschillende niveaus binnen de organisatie, dreigt zo verloren te gaan en hiermee de kracht van het INK-model. Kortom, u loopt het risico de focus kwijt te raken. Samengevat:

  • Het gebruik van Word en Excel werkt het ontstaan van subadministraties in de hand, waardoor integrale rapportage en bewaking op de voortgang onnodig omslachtig is.
  • Er is weinig zicht op de samenhang tussen plannen op de verschillende niveaus binnen de organisatie.
  • De samenhang tussen de verschillende doelen op strategisch, tactisch en operationeel niveau is onvoldoende gewaarborgd.

Door een eenduidige en centrale vastlegging van concern-, afdelings- en teamplannen is een organisatie beter in staat om te sturen. Dit betekent vooruitgang in de kwaliteit van de opgestelde plannen en een algehele verbetering van Planning & Control als sturingsinstrument.

Het op de verschillende organisatieniveaus beschikbaar stellen van één informatiebron voorkomt misverstanden en vergroot uw focus. Hierdoor zal indirect ook de dienstverlening verbeteren en kunnen de belangen van medewerkers en ketenpartners, klanten en bestuurders beter worden behartigd. De organisatie komt voelbaar ‘in control’.

ISV001

ISV002

Impact Smart Vision realiseert meer focus en control

Gebaseerd op het INK-managementmodel heeft Impact Information Management een toepassing ontwikkeld die het formuleren en bewaken van missie, visie en doelstellingen faciliteert. Impact maakt daarbij gebruik van IBM Cognos en Apparo Fast Edit en integreert belangrijke informatie daar waar het volgens Impact hoort: rechtstreeks binnen het bestaande managementinformatie systeem. In het A3 werkblad werken managers en teamleiders de geformuleerde concerndoelstellingen uit naar activiteiten en de te behalen resultaten op afdelings- en teamniveau. Elke doelstelling is daarbij gekoppeld aan een resultaatsgebied en elke activiteit aan een organisatorisch aandachtsgebied.

Door de bekendheid met het interface van IBM Cognos is Impact Smart Vision snel en eenvoudig te implementeren en in beheer te nemen. Bovendien kunnen uw bestaande Cognos rapportages worden geïntegreerd als meetinstrument voor kritieke succesfactoren. Door de integratie van uw (reeds bestaande) Cognos rapportages in het A3 werkblad creëert u de samenhang waarop het INK-managementmodel gebaseerd is.

 Impact Smart Vision beschikt naast een eenvoudig gebruikersinterface voor de invoer van plannen, doelstellingen en activiteiten tevens over een dashboard voor monitoring van de voortgang van doelstellingen en activiteiten. Hierdoor kunnen directie, managers en teamleiders makkelijk focus houden op actuele plannen van de eigen afdeling en onderliggende organisatie-eenheden. Op die manier kunt u daarnaast voortdurend verifiëren of doelstellingen op een lager organisatieniveau aansluiten bij het grotere concernbelang.

Werken met Impact Smart Vision

Met behulp van Impact Smart Vision worden in de eerste plaats de pijlers van de organisatie vastgelegd:

      • Wat zijn de missie en de kernwaarden van de organisatie
      • Wat is de visie en wat zijn de kernthema’s?
      • Welke kritieke succesfactoren zijn van belang?

In het vervolg kan op elk gewenst organisatieniveau een plan worden samengesteld, gekoppeld aan missie, visie en kernwaarden.

In het A3 werkblad werken managers en teamleiders de geformuleerde doelstellingen verder uit naar activiteiten en de te behalen resultaten. Elke doelstelling is daarbij gekoppeld aan een resultaatsgebied en elke activiteit aan een organisatorisch aandachtsgebied.

Gedurende een planningscyclus kunnen doelstellingen en activiteiten worden beoordeeld en kan de manager relevante aantekeningen vastleggen, die ook voor anderen direct inzichtelijk zijn. Op die manier wordt het plan bijgewerkt met actuele sturingsinformatie.

De actuele situatie wordt realtime getoond in het meegeleverde dashboard van Impact Smart Vision. Daarnaast bevat de toepassing een complete set met aanvullende rapportages ten behoeve van analyses en dwarsdoorsnedes.

Tijdens de implementatie verzorgt Impact naast de invoer van de specifieke organisatiestructuur ook een printbare A3 ‘praatplaat’, opgemaakt conform de geldende huisstijlregels. Zo is ook ‘offline’ of tijdens vergaderingen een recente versie van het concern-, afdelings- of teamplan beschikbaar voor voortgangs- en evaluatiegesprekken!

Bent u geïnteresseerd in Impact Smart Vision?
Bel dan naar Impact (085 – 401 17 22) en vraag naar Stephan Griesch of Bart Visser of neem contact op via info@impact-im.nl