“Het Sociaal Domein verandert voortdurend en er moet veel werk verzet worden,” vertelt Bart Egberink, financieel economisch medewerker bij de gemeente Almelo. “Enerzijds vergt dat de nodige capaciteit aan eigen en ingehuurde medewerkers. Anderzijds moet het werk gefinancierd worden uit allerlei externe potjes en incidentele subsidies. En vaak begint een project al voordat het budget definitief beschikbaar is. Kortom, het is een hele uitdaging om daar zicht op te houden.”
Ronald Slender, BI specialist bij de gemeente Almelo, vult aan: “Om goed te sturen heb je informatie nodig. Het probleem is echter dat onze informatiesystemen alleen een afspiegeling van de actuele werkelijkheid geven. Dus als bijvoorbeeld een financiering voor een project nog niet rond is, bestaat die niet. Maar het werk is al wel gestart. Daardoor lijken er voortdurend flinke problemen te zijn.”
Excel bood uitkomst… en nieuwe problemen
“Om het management te voorzien van de juiste stuurinformatie hebben we uit nood een oplossing in Excel gecreëerd,” vertelt Bart Egberink. “Dat leverde al een hele verbetering op, maar we liepen ook tegen problemen aan. Zo was de informatie niet actueel, want we haalden maandelijks overal alle informatie op. Dat was ook nog eens veel (vervelend) werk en er waren telkens veel mutaties door personele wisselingen. Niet alleen was de handmatige invoer foutgevoelig, maar een formule in Excel kan ook makkelijk corrupt raken zonder dat het opvalt. Je staat echt in je hemd als de stuurinformatie die je aanlevert niet klopt.”
Robuuste oplossing gebaseerd op Cognos en Apparo
Ronald Slender: “Vanuit een ander project had ik een hele positieve ervaring met Impact en de Apparo plug-in voor Cognos. Ik zag een enorme kans voor verbetering. Na een demo van Impact gingen we van start. In relatief korte tijd stond er een gebruiksvriendelijke, robuuste toepassing waarbij informatie over medewerkers en inhuur ontsloten wordt vanuit de bron, de personeelsadministratie. Additionele data is vervolgens heel eenvoudig toe te voegen. De adviseurs van het Sociaal Domein kunnen nu rechtstreeks in Cognos rapportage projecten aan medewerkers koppelen. De kans op fouten is enorm verminderd door de koppeling met de personeelsadministratie terwijl de flexibiliteit zoals die van Excel behouden is gebleven.”
Veel meer inzicht
Bart Egberink is enthousiast. “In tegenstelling tot de complexe Excel-oplossing kan iedereen hiermee overweg. Het scheelt een hele hoop werk, de risico’s met het gebruik van Excel zijn weggenomen en het is nu zelfs mogelijk om terug te kijken in de historie. Ja, we hebben nu echt veel meer zicht op onze inkomsten en uitgaven, bezetting van projecten en hoe de inzet van medewerkers gefinancierd wordt.”
Bart Egberink en Ronald Slender vonden de samenwerking met Impact uitstekend. “Er was meteen een klik tussen onze medewerkers en de consultant van Impact. Hij begreep onze informatievraag en kon dit snel naar nuttige oplossingen vertalen. Hij was pragmatisch, resultaatgericht en had weinig aansturing nodig. We zijn binnen het gestelde budget gebleven en we hebben nu een geweldig mooie oplossing waarmee onze adviseurs een nog betere managementrapportage op een veel efficiëntere manier dan voorheen kunnen samenstellen. Alles zit nu gewoon centraal in Cognos.”
“Er was meteen een klik tussen onze medewerkers en de consultant van Impact. Hij begreep onze informatievraag en kwam snel met goede ideeën en oplossingen. We hebben nu een geweldig mooie rapportage met betere managementinformatie en waarmee onze adviseurs op een veel efficiëntere manier kunnen werken.”