case-emmen-slide-1

case-emmen-slide-2

Gemeente Emmen

heeft grip op het sociaal domein

Nico Klavers (links op de foto) is adviseur bedrijfsvoering bij de afdeling Participatie van de gemeente Emmen. Hij maakte altijd zelf managementinformatie in Excel gebaseerd op gegevens die hij opvroeg bij de automatiseringsafdeling. “Dat ging goed tot ik promotie maakte,” vertelt hij. “Ik had er geen tijd meer voor en niemand kon het overnemen. Bovendien werd een nieuw systeem ingevoerd waardoor veel rapportages opnieuw opgezet moesten worden”.

Gezamenlijke oplossing gebaseerd op Cognos

“Zonder goede managementinformatie ben je stuurloos. Gelukkig kwam Impact met een voorstel. Samen met de gemeente Pijnacker zouden we een rapportage-oplossing realiseren met Cognos op CiVision Samenlevingszaken. Omdat we al goede ervaringen hadden met zowel Cognos als Impact, zijn we akkoord gegaan. Na de eerste opleveringen hadden wij de behoefte om nog een stap verder te gaan. Daarin zijn we samen opgetrokken met Impact.”

Snel en deskundig

Nico Klavers vervolgt: “We wilden ook niet zomaar wat kengetallen, maar aan doelen gekoppelde prestatie-indicatoren waarmee je daadwerkelijk kunt sturen. Feiten en cijfers dus, op basis waarvan teamleiders prestatie-afspraken kunnen maken met hun medewerkers. Dat leek allemaal prima te gaan. Impact consultant Henny Janssen (rechts op de foto) en ik waren een gouden duo. Ik wist precies wat ik nodig had en Henny wist die behoefte snel en deskundig om te zetten in werkende oplossingen.”

Verbetering kwaliteit gegevens

“Maar we merkten al snel discrepanties tussen rapportages en de beleving van medewerkers. Dit bleek te komen door verschillen in de wijze van registreren en interpretaties van begrippen, bijvoorbeeld: Wanneer is een zaak nu precies afgesloten? Door rapportages steeds terug te koppelen aan teamleiders en medewerkers groeit zowel het bewustzijn om goed te registreren als de kwaliteit van de uiteindelijke managementinformatie.”

Tevreden met het resultaat

“Ik ben blij met de uitkomsten tot nu toe. Niet langer zijn we afhankelijk van de automatiseringsafdeling om gegevens aan te leveren. Rapportages maken is geen handwerk meer. En de analysemogelijkheden zijn sterk verbeterd: we hebben nu snel inzicht in onze prestaties op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Bovendien wordt de organisatie steeds transparanter en daardoor beter stuurbaar en efficiënter.”

Smaakt naar meer

“Natuurlijk staat er nog een en ander op het programma. Enerzijds krijgen we te maken met wijzigingen in wetgeving, organisatiestructuur en systemen. Anderzijds komen nieuwe behoeften voort uit het succesvolle gebruik van bestaande rapportages.”

Prettig samenwerken

“Ik hoop die veranderingen met Impact te kunnen oppakken. Het is namelijk prettig om met een deskundige partner te werken die met je meedenkt, met eigen initiatieven komt en altijd het klantbelang bewaakt.”

case-emmen-rond“Het is prettig om met een deskundige partner te werken die met je meedenkt, met eigen initiatieven komt en altijd het klantbelang bewaakt.”