case-enschede-slide-1

case-enschede-slide-2

Gemeente Enschede

digitaliseert planning & control

Bij veel organisaties is het opstellen van planning & control rapportages een flinke opgave. Menig controller is veel tijd kwijt aan het verzamelen en vaak handmatig consolideren van gegevens en onderbouwingen afkomstig vanuit de gehele organisatie. En omdat het allemaal zo lang duurt, moet het voortschrijdend inzicht in de vorm van allerlei wijzigingen, ook nog eens verwerkt worden. Zo sluipen er makkelijk fouten in en blijft er weinig tijd over voor analyse.

10 jaar geleden de eerste stappen

André Folbert, senior adviseur en controller bij de gemeente Enschede, weet dat er veel winst te behalen valt bij het automatiseren van dit bedrijfskritische proces*. Hij vertelt: “10 jaar geleden hebben we met Impact de eerste stappen gezet. Na de implementatie van Coda Financials ontstond een grote behoefte aan (extra) managementinformatie. We begonnen overzichten te maken met Impromptu en Powerplay om vervolgens Cognos 8 gemeentebreed uit te rollen. Zo hebben we tijdens een opschoning 150 rapporten teruggebracht tot 8 slim ontworpen overzichten. Voornamelijk uit performance-overwegingen hebben we toen ook meteen een datawarehouse gebouwd met gegevens uit Coda. Later zijn daar gegevens van andere systemen aan toegevoegd.”

Grip op het veelvuldige gebruik

Business Intelligence coördinator en Cognos administrator Theresa Kock vult aan: “Vanaf die uitrol van Cognos 8 hebben we het beheer van de managementinformatievoorziening centraal geregeld. Gelukkig maar, want zo konden we grip houden op het veelvuldige gebruik en de uitdijende gegevens en rapporten. Zo hebben we het datawarehouse geherstructureerd naar logische datamarts.”

Nu ook prognoses maken met Cognos TM1

“Tot 2012 konden we alleen in het verleden kijken”, vertelt André Folbert. “Om onze managers een blik op de toekomst te bieden, waren ook prognoses nodig. De aanschaf van de benodigde software leverde in eerste instantie problemen op, maar na bemiddeling van Impact konden we verder. Een pilot met Cognos TM1 moest financiële prognoses opleveren en met name salarisprognoses. De evaluatie moet nog plaatsvinden, maar we zijn heel enthousiast. Met enkele parameters kun je effecten van personele maatregelen volledig transparant, tot op de cent nauwkeurig uitrekenen. Dat is een enorme verbeterslag. Ook de andere kosten, ruim 400 miljoen euro per jaar, kunnen we nu goed voorspellen aan de hand van een set rekenregels. Het enige waar TM1 niet in voorziet, zijn begeleidende teksten, maar daar hebben we ook een oplossing voor gevonden.”

Investeren in managementinformatie loont

André Folbert concludeert: “Door te investeren in automatisering is het gelukt om onze planning & control cyclus volledig digitaal te laten verlopen. Daardoor hebben we al veel efficiëntie en een hogere kwaliteit bereikt. Er zijn nu veel minder handelingen en overleggen nodig. Door de rust van het proces en transparantie van de informatie, maken we met z’n allen minder fouten en nemen we betere beslissingen. Daarnaast is het werk voor alle betrokkenen gewoon ook plezieriger geworden.”

Uitstekende samenwerking met Impact

Theresa Kock besluit: “De consultants en managers van Impact hebben ons door de jaren heen, op het gebied van de vele IT-projecten, uitstekend ondersteund. In de samenwerking lijken ze net collega’s: ze zijn makkelijk te bereiken, ze denken graag met je mee en ze komen snel met goede oplossingen. Bovendien laten ze je niet zitten, ze gaan pas weg als het werkt.”

*) André Folbert heeft over zijn visie op het innoveren van de planning & control cylcus een artikel geschreven in Financieel Management.

case-enschede-rond“Impact heeft ons door de jaren heen telkens uitstekend ondersteund. In de samenwerking lijken ze collega’s: ze zijn makkelijk te bereiken, ze denken graag met je mee en ze komen snel met goede oplossingen. Bovendien laten ze je niet zitten, ze gaan pas weg als het werkt.”