ISD BOL

succesvol in digitale dienstverlening met Cognos

“Managementinformatie is hét stuurwiel voor bestuurders en managers en de mensen die daar toezicht op houden. Zonder managementinformatie vaart een organisatie ‘blind’ in het rond”, aldus Astrid Raats, afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Juridische Zaken van ISD BOL, de Intergemeentelijke Sociale Dienst Brunssum, Onderbanken en Landgraaf.

ISD BOL voert voor de gemeenten Brunssum, Onderbanken en Landgraaf een aantal sociale zekerheidswetten uit. “Als uitvoerende organisatie moeten wij dan ook regelmatig verantwoording afleggen aan onze opdrachtgevers over ons financieel beleid, maar ook over ons strategisch en tactisch beleid. En dat is ook niet meer dan terecht”, legt Raats uit.

Han Cuijpers, senior applicatiebeheerder, vertelt: “Niemand zal ontkennen dat het ontzettend arbeidsintensief is om uit allerlei databronnen de juiste inzichten te toveren en dat Excel daarvoor niet bepaald de slimste oplossing is. We werken inmiddels ruim acht jaar samen met Impact en dat naar volle tevredenheid. Samen met Felix Kortrijk, senior consultant BI, zijn wij destijds aan de slag gegaan om onze management- en sturingsinformatie op een efficiënte en doeltreffende manier in te richten. Daarbij wordt maximaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden die Cognos ons biedt.”

In de planning & control cyclus van ISD BOL worden de strategische doelen en plannen regelmatig afgezet tegen de resultaten. De planning wordt gevormd door het bedrijfsplan en de afdelingsplannen (als onderdelen van het jaarplan). Het control gedeelte wordt gevormd door het jaarverslag. Astrid Raats: “Gedurende het jaar wordt op vastgestelde momenten verantwoording aan onze opdrachtgevers afgelegd over de resultaten: in ons jaarverslag, de jaarrekening en de bestuursrapportages. Daarnaast stellen wij maandelijks met behulp van Cognos rapportages samen om zo de interne sturing op de resultaten goed te kunnen uitvoeren.” Han Cuijpers vult aan: “Voor dit alles maken wij gebruik van de gigantische hoeveelheid aan elektronische data die wij bijeengebracht hebben in het datawarehouse dat we in samenwerking met Impact hebben opgezet. Hierin zijn door middel van geautomatiseerde ETL-processen alle data ondergebracht vanuit onze operationele bronsystemen: Suite4Werk, Corsa, Key2Finance, Dariuz WegWijzer, SoZaloket van Liaan & van der Laan en andere.”

Binnen ISD BOL wordt inmiddels ook gebruik gemaakt van een Cognos dashboard waarmee de resultaten in de maandelijkse rapportage en de bestuursrapportage aan management en bestuur gepresenteerd worden. Door middel van dit dashboard worden in één oogopslag de data achter de prestatie-indicatoren van de organisatie als geheel of van een individuele afdeling omgezet in een helder, toegankelijk en bruikbaar overzicht. De verdieping van de gegevens op het dashboard is terug te vinden in de onderliggende Cognos rapportages.

“Maar we gaan nog verder in het ondersteunen van de managers in hun behoefte aan informatie om dagelijks efficiënt te kunnen sturen op resultaten”, geeft Astrid Raats aan. “Dagelijks worden er ‘afwijkingenrapportages’ gedraaid die vervolgens beschikbaar worden gesteld in de eigen Cognos portal van de medewerker. Hierbij wordt eveneens gebruik gemaakt van de data in ons datawarehouse. Deze ‘afwijkingenrapportages’ worden door de managers gebruikt om bij te sturen in de bedrijfsvoering. Hierbij spelen we voortdurend in op de veranderende behoefte van het management waardoor de ‘afwijkingenrapportages’ steeds geavanceerder worden of leiden tot nieuwe rapportages.”

De grote hoeveelheid data in het datawarehouse stelt ISD BOL ook in staat om werkprocessen volledig digitaal af te handelen. Han Cuijpers: “In deze tijd van bezuinigingen – met steeds minder mensen moeten we steeds meer werk verzetten – is meer inzet op digitale dienstverlening onvermijdelijk.” Astrid Raats vult aan: “Inmiddels zijn wij in staat om twee aanvraagprocedures voor een tegemoetkoming in het kader van het minimabeleid volledig digitaal af te handelen. Dat wil zeggen vanaf de digitale aanvraag door de cliënt tot aan het klaarzetten van de betaling in het betaalsysteem. In dit gedigitaliseerde traject wordt de cliënt continu per e-mail geïnformeerd over de status van zijn aanvraag. In het achterliggende cliëntvolgsysteem (GWS) wordt het werkproces automatisch vastgelegd inclusief de koppeling van de besluitcode. Hier komen geen handen meer aan te pas.”

ISD BOL zet Cognos tevens in voor het samenstellen en draaien van verschillende controlelijsten (monitoren). Deze worden gebruikt voor kwaliteitsbewaking en -verbetering. Verder is ISD BOL voornemens om Cognos steeds strategischer in te zetten ten behoeve van toekomstige ontwikkelingen. Astrid Raats: “En dat doen we om twee redenen: ten eerste is de cliënt gebaat bij digitale dienstverlening omdat dit leidt tot versnelling in de besluitvorming en in het betaalproces en tot verbetering van de informatieverstrekking. Bovendien wordt de interne bedrijfsvoering hiermee veel efficiënter en adequater ingericht waardoor er ruimte vrijkomt voor andere belangrijke werkzaamheden.”

isdbol_han“We werken inmiddels ruim acht jaar naar volle tevredenheid samen met Impact om onze management- en sturingsinformatie op een efficiënte en doeltreffende manier in te richten. Daarbij wordt maximaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden die Cognos ons biedt” Han Cuijpers.

ISDBOL_ASTRID

“Managementinformatie is hét stuurwiel voor bestuurders en managers en de mensen die daar toezicht op houden. Zonder managementinformatie vaart een organisatie ‘blind’ in het rond” Astrid Raats